Microsoft Word、excel、powerpointのファイルがそのまま使用可能で、文書や表計算などのドキュメントを共同で編集できる「Googleドキュメント」の使い方をご紹介します。
ファイルは「文書」がMicrosoft Word、「表計算」がexcel、「プレゼンテーション」がpowerpointに対応し、Word、excel、powerpointのファイルもそのまま使えて、相互に変換が可能です。
さらに、Googleドキュメントの音声入力を使うと、ほとんどキーボードに触れることなく、マイクに向かって話すだけで文字入力ができるので、文章作成が劇的に楽になりますよ。
文章作成は共同作業で
Googleドキュメントは、他のユーザーとPC、スマホ、タブレットなどでドキュメントを共有して、共同で編集することができるGoogleの無料サービスです。
入力された内容は自動的に保存されるので、いちいち「保存」する必要はありません。
また、変更履歴が残るので、誰がどこを修正したのか後から確認することができます。この機能は共同作業の時に便利ですね。
ファイルは文書、表計算、プレゼンテーション用スライドに対応、Microsoft Word、excel、powerpointのファイルもそのまま使えて、相互に変換できます。
Googleドキュメントは無料版のMicrosoft Officeみたいなもんですね。ただし、マクロに互換性がなかったり、Officeとは機能が異なる点もあるのでご注意を。
Googleドキュメントを使ってみよう
では、Googleドキュメントを使ってみましょう。まずはこちらのページから。
「Googleドキュメントを使う」をクリックすると、ドキュメントに移動、Android版アプリ、iPhone/iPad版アプリの3つの項目が現れます。使用中のデバイスに合わせて選んでください。
モバイルの場合はGoogleドキュメントのアプリをインストールします。
今回はPCからのアクセスなので、「ドキュメントに移動」を選択しました。続いてGoogleアカウントにログインします。
Googleアカウントをお持ちでない方は、新規作成してください。以前の記事でGoogleアカウントの作成方法を紹介しています。ご参考まで・・・
Googleドキュメント 文章作成画面
Googleドキュメントにログインした時のドキュメント ホーム画面です。
右下の「+」をクリックすると、文章作成画面になります。使い方はwordとほぼ同じなので、wordに慣れた方なら同じような感覚で文章作成ができます。
wordの文章をコピペして、適当に貼り付けてみました。あとは文章を編集したり、フォントや段落を調整して見た目を整えてください。編集中の文章は自動的に保存してくれるので安心です。
なお、作成中のドキュメントはGoogleドライブで保存されます。初期容量は15GBもあるので、よほど大きな画像を扱わない限りパンクすることはないでしょう。もし不足しても後から追加分を購入できます。
左上の青いアイコン「ドキュメント ホーム」をクリックすると、先ほどのホーム画面に戻ります。他のドキュメント確認や、スプレッドシート、スライドへの移動はホームから行います。
ドキュメント上で右クリックすると、名前の変更やドキュメントの削除、新しいタブで編集画面を開くことが出来ます。
Googleドキュメント wordやexcelファイルの共有
続いて、wordやexcelファイルを共有して編集する方法です。ファイルの共有はGoogleドライブ上で行うので、共有したいファイルをGoogleドライブにアップロードします。
Googleドキュメントのホーム画面で青いラインの左端にあるメニューを開くと、下に「ドライブ」という項目があります。ここからGoogleドライブへ移動してください。もちろん、最初からGoogleドライブにログインしてもOKです。
Googleドライブのホーム画面です。共有したいwordやexcelのファイルは、ここにドラッグ&ドロップすればアップロードされます。
ファイルをホーム画面上に移動させると、このように表示されます。
このままファイルをドロップすると、ファイルがアップロードされます。ご覧のとおり、wordとexcelのファイルがアップロードされていますね。
Googleドキュメントのホーム画面には、Googleドライブにアップロードしたwordファイルが反映されています。もう一つのexcelファイルは、スプレッドシートに移動すれば確認できます。
ホーム画面でwordファイルの扱い方を選択します。Googleドキュメントで編集を選択すると、別のファイルとして新規保存されます。もちろん、元のwordファイルもちゃんと残りますよ。
Googleドキュメント 文章の共有
では、Googleドキュメントの共有機能を使って、他のユーザーとドキュメントを共有してみましょう。最初は一番簡単な共有方法、匿名の共有を試してみます。
まずは編集中の画面右上にある青い「共有」ボタンをクリックしてください。
「他のユーザーと共有」が表示されるので、右上の「共有可能なリンクを取得」をクリックしてください。
ここでリンクの共有設定ができます。表示されているリンクを他のユーザーに知らせることで、編集中のドキュメントを共有することができます。
初期設定は「リンクを知っている全員が閲覧可」なので、このままリンクを送っても他のユーザーは編集ができません。「リンクを知っている全員が編集可」に変更してください。最後に「完了」をクリックするのをお忘れなく。
これで他のユーザーも編集に参加できるようになりました。通知したリンクから編集に参加すると、このように匿名のアイコンが表示されます。ただいまオランウータンさん、チーターさんの2人が参加中です。
他にもカボチャさんやアイベックスさんなど、微妙な感じのアイコンが多数登場します。イヌさんやネコさんじゃダメなのかなぁ・・・(^^;
変更履歴は上のメニュー「ファイル」→「変更履歴を表示」で確認できます。各履歴をクリックすると、変更された部分が表示されます。
Googleドキュメントのオーナー（最初の作成者）は、参加者ごとに編集可や閲覧のみといった権限を決めることができます。また、編集者をメールで招待すると、編集者の名前が登録され、誰がどこを修正したのか確認できるようになります。
しかし、編集者が2人だけの場合や、編集者ごとの管理が不要の場合、簡単な文章の場合などは、特に権限設定は必要ありません。参加者にリンクを送るだけでOKです。まずは匿名で共有を試してみてください。
文章作成が楽になる Googleドキュメントの音声入力
Googleドキュメントには、マイクに向かって話した言葉がそのままテキストになる「音声入力」という機能があります。
この機能を使うと、ほとんどキーボードに触れることなく、マイクに向かって話すだけで文字入力ができるので、文章作成が劇的に楽になります。
音声からの文章変換は驚くほど正確で、周りの雑音や咳払いなどには反応しないようになっているので、文章作成に集中できます。
入力用のデバイスはwebカメラなど、マイクが付いているものなら何でもOKです。
PCで長い文章を作成するのはかなり億劫な作業ですが、一度音声入力に慣れてしまうと、もうキーボードに触るのが面倒に思えてきますよ。特にブラインドタッチができない方にオススメします。
Googleドキュメント音声入力の使い方は、別途記事で紹介しています。ぜひご一読ください。
