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シャチハタの電子印鑑サービス「パソコン決裁Cloud」の使い方

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パソコン決裁Cloud

シャチハタの電子印鑑サービス「パソコン決裁Cloud」の使い方をご紹介します。

コロナウイルスによる外出自粛要請の影響で、テレワークや在宅勤務が増えているようですが、その際に問題となるのが日本のハンコ文化です。

テレワークのために契約書や稟議書を電子化しても、会社の決裁印や承認印は社外に持ち出せないので、わざわざハンコを押すために出社しないといけません。

そのため、実物のハンコも電子化して、電子印鑑を使うという動きが広がっています。

シャチハタでは、コロナウイルスの影響で増加しているテレワークやリモートワークを支援するため、パソコン決裁Cloudを2020年6月30日まで無料開放すると発表しています。

この機会にぜひパソコン決裁Cloudを導入して、書類やハンコの電子化を進めてください。

この記事では、最初の登録方法から印鑑の作成、捺印、文書の回覧、ファイルの保存まで、一通りの流れをわかりやすく解説しています。

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パソコン決裁cloudとは

パソコン決裁cloudは、印鑑メーカーのシャチハタが提供するクラウド電子決裁サービスです。

印鑑が必要な稟議書や届出書などの社内文書や、見積書・請求書、注文・注文請書といったビジネス文書の捺印作業を、電子印鑑を使ってクラウド上で電子化できます。

パソコン決裁Cloud Corporate

利用できるファイルはPDF、Excel、Wordの3種類で、PDFファイルに電子印鑑を捺印したり、ExcelやWordファイルに電子印鑑を捺印して、PDFに変換することができます。

また、パソコン決裁cloudはクラウドサービスなので、ソフトウェアをインストールする必要はありません。インターネットに接続できればどこでも利用可能です。

外出先や出張先、テレワーク中の自宅でも、パソコン・スマートフォン・タブレットのブラウザから文書の回覧、捺印、決裁ができるので、業務効率が一気に向上します。

セキュリティも万全で、捺印した印鑑には個別のシリアルIDが追加されるので安全性が高く、改ざん・なりすましを防止することができます。

シャチハタの電子印鑑・電子決済ソフトは、ソフトウェア不要のクラウド版「パソコン決裁cloud」の他に、PCにソフトウェアをインストールして使う「パソコン決裁7」もあります。

業務内容や用途に応じて、クラウド版またはソフトウェア版を導入してください。

パソコン決裁cloudに登録

まずはパソコン決裁cloudに登録してみましょう。今回登録するのは、有料の「パソコン決裁Cloud Corporate」です。個人用の「Starter」は無料ですが、機能に一部制限があります。

Corporateは6月末まで無料、それ以降は1ユーザーあたり月100円の料金が必要です。今はお試しで使ってみるのにいい機会ですよ。

では、以下からパソコン決裁Cloudのページに進んでください。

403 Forbidden

少し下に進むと「無料開放期間中 お申し込みはこちら」というボタンがあるので、登録フォームに進みます。右上の「ただいま無料開放中」からでもOKです。

登録フォームに進む

フォームに会社名や電話番号などの情報を入力していきましょう。

パソコン決裁Cloud フォーム入力

項目の「導入に関して」は印鑑数だけが必須です。10個単位なので、2個や13個などの中途半端な数は選択できません。「メルマガ配信希望」は不要ならチェックを外します。

パソコン決裁Cloud 印鑑数

最後にプライバシーポリシーと利用規約の同意にチェックを入れて、「上記の内容に同意して確認する」をクリックします。

パソコン決裁Cloud 登録確認

入力内容を確認したら「この内容で送信する」をクリックします。

パソコン決裁Cloud 登録確認

これでパソコン決裁Cloudの登録が完了しました。入力したメールアドレスにパスワード設定用のメールが届いているので、さっそく設定しましょう。

パソコン決裁Cloud 登録完了

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管理者パスワードの設定

パソコン決裁Cloudのパスワードは、管理者と利用者の2種類があります。ここで設定するのはユーザー管理等に使う管理者パスワードで、捺印に使う利用者パスワードとは異なります。

登録したメールアドレスに「[パソコン決裁Cloud:管理者] パスワード設定のご案内」という件名のメールが届いているので、「パスワードを設定」に進みます。

管理者パスワード設定

英字と数字を含めたパスワードを入力して「設定」をクリックします。

パスワード設定

パスワードを設定したら「ログイン画面へ移動」してください。

ログイン画面へ移動

登録したメールアドレスと、設定したパスワードを入力して「ログイン」します。

管理者アカウントにログイン

パソコン決裁Cloudの管理画面です。ここから利用者や印鑑を登録していきます。

パソコン決裁Cloud 管理画面

利用者設定

管理者パスワードに続いて、利用者の登録とパスワードを設定しましょう。上部メニューの「基本設定」→「利用者設定」→「利用者設定」から利用者設定を行います。

パソコン決裁Cloud 利用者設定

利用者のメールアドレスと氏名を入力して「登録」をクリックします。

パソコン決裁Cloud 利用者設定

必須項目に同じメールアドレスと氏名を入力して「登録」してください。

パソコン決裁Cloud 利用者詳細

下に登録済印面という項目が表示されるので「追加」をクリックします。

パソコン決裁Cloud 登録済印面

次に印面を登録します。印面に表示する氏名を入力して「検索」します。

パソコン決裁Cloud 印面登録

認印と日付印から印面を選択して「登録」します。認印は見慣れたシャチハタ印と同じ書体が用意されています。印面は複数選択も可能です。

パソコン決裁Cloud 印面を選択

ちなみに日付印の名字は、2文字にすると上下段に、3文字の場合は下段のみ表示されます。

パソコン決裁Cloud 日付印の名字

印面が登録されました。状態を「有効」にして「更新」してください。日付印を登録した場合は、日付の入力方法も選んでおきましょう。

パソコン決裁Cloud 利用者情報更新

あとは利用者にパスワードを設定してもらうため「パスワード設定依頼」をクリックします。

パソコン決裁Cloud パスワード設定依頼

ただし、メールの有効期限は1日だけなので、休日を挟む場合はパスワード設定依頼を送信するタイミングに注意してください。

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利用者パスワード設定

利用者のメールアドレスに「パスワード設定のご案内」という件名のメールが届くので、「パスワードを設定」に進みましょう。

パソコン決裁Cloud 利用者パスワード設定メール

新しいパスワードを入力して「パスワードを変更する」をクリックします。

パソコン決裁Cloud 利用者パスワード設定

パスワードを設定したら「ログイン画面へ移動」しましょう。

パソコン決裁Cloud ログイン画面へ移動

メールアドレスとパスワードを入力して、パソコン決裁Cloudにログインします。

パソコン決裁Cloud 利用者ログイン

こちらがパソコン決裁Cloudのホーム画面です。ここからPDFやエクセル、ワードのファイルをアップロードして、電子印鑑を押印します。

パソコン決裁Cloud ホーム

電子印鑑の捺印とファイル保存

電子印鑑の捺印は、クラウドにファイルをアップロードしてから行います。

利用できるファイルはPDF、excel、wordの3種で、ファイルをそのままドラッグ&ドロップするか、クリックしてファイルを選択します。

パソコン決裁Cloud ファイルアップロード

ファイルのアップロードが成功したら「プレビュー・捺印へ」に進みます。

パソコン決裁Cloud ファイルのアップロード

ファイルのプレビューが表示されました。ここで印鑑を選んで捺印します。

パソコン決裁Cloud ファイルのプレビュー

ファイルは拡大縮小ができるので、捺印の際に細かい位置調整が可能です。

ファイルの拡大縮小

まずは印鑑を選択して、ファイル上でクリックすると印鑑が表示されます。

パソコン決裁Cloud 電子印鑑を捺印

印鑑を動かして位置を確定したら、もう一度クリックして捺印してください。

パソコン決裁Cloud 電子印鑑を捺印

捺印のやり直しは「元に戻す」をクリックします。

捺印 元に戻す

印鑑を捺印したら「ダウンロード」→「ローカル」からPCにファイルを保存するか、「完了」でパソコン決裁Cloud上に保存するかを選んでください。

捺印済みファイル保存

上のメニュー「保存一覧」から保存したファイルを確認できます。編集の再開や削除は右のボタンで実行します。

ファイル保存一覧

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テキストや文章を追加

印鑑の下にある「テキスト追加」をクリックすると、ファイルにテキストや文章を追加できます。追記や注釈が必要な時に使うと便利です。

ファイル上でクリックすると入力欄が表示されるので、ここにテキストを入力してください。

パソコン決裁Cloud テキスト入力

設定ボタンでフォントの種類とサイズを変更できます。入力欄は自由に移動できます。

パソコン決裁Cloud テキスト入力

あとはテキストの位置を確定してください。もちろん、長文入力や改行も可能です。

パソコン決裁Cloud テキスト入力

wordやexcelファイルに捺印

パソコン決裁Cloudは、wordやexcelファイルをそのままアップロードして捺印することもできます。捺印後のファイルは自動的にPDFに変換されます。

パソコン決裁Cloud wordファイル

ファイルのプレビューが表示されたら、同じように捺印してください。

wordファイルに捺印

捺印したwordまたはexcelファイルをダウンロードすると、以前のファイル名はそのままでPDFに変換されています。

PDFに変換されたword・excelファイル

ExcelやWordのファイルをアップロードするとレイアウトが崩れる場合は、先にPDFに変換してからアップロードしてください。

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文書の回覧申請と宛先・回覧順の設定

パソコン決裁Cloudの回覧機能を使うと、社内外を問わずに文書の承認や捺印ができるので、既存の業務ワークフローを変えずにテレワークや在宅勤務を導入することができます。

では、他のユーザーに文書を回覧してみましょう。まずは「申請する」をクリックします。

回覧の申請

ここで回覧の設定を行います。まずは宛先と回覧順を設定します。

文書の回覧設定

入力欄に回覧先の名前か、回覧先のメールアドレスの一部を入力して、他のユーザーを追加していきます。

回覧先追加

回覧順はユーザー名をドラッグすれば変更できます。回覧先が決まっている場合は「お気に入り登録」しておくと、宛先や回覧順を入力する手間が省けるので便利です。

回覧順の変更

続いて件名とコメントを入力します。入力欄の下にテンプレ文書が用意されているので、素早く返信ができます。

回覧文書の件名とコメント入力

あとは保護設定と、指定日までに回覧が終了していない場合はメールで通知する再通知を設定して「申請」すれば、回覧申請が完了します。

回覧申請 完了

回覧中の文書は、メニューの「送信一覧」で確認することができます。回覧文書の削除や引戻しもここで行います。

回覧文書 送信一覧

回覧文書の確認・捺印

回覧文書が届くとメールで通知されるので、ログインして文書を確認しましょう。

回覧文書 メールで通知

受信一覧から回覧文書を確認しましょう。「回覧文書をみる」をクリックします。

回覧文書 受信一覧

アクセスコードが設定されている場合は入力してください。文書の作成者は各ユーザーに対して、事前にコードを通知しておきましょう。

回覧文書 アクセスコード

回覧中の文書を確認します。必要に応じて捺印したり、テキストを追加してください。文書の確認が終わったら「次へ」進みます。

回覧文書 確認と捺印

次の回覧先を設定します。回覧順は変更できない設定なのでそのまま、必要に応じてコメントを追加して「承認」をクリックします。

回覧文書 回覧先設定

あとは他の回覧者も同じように文書を承認してください。

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社印や角印の共通印設定

パソコン決裁Cloudで使う印鑑のうち、認印と日付印以外の印鑑は共通印として登録します。社印や角印、決裁印、役職印、その他のゴム印等は共通印になります。

ただし、インターネットで共通印を登録する機能がないので、シャチハタで共通印を作成するか、登録したい印鑑を申請書に捺印して、シャチハタに郵送します。

パソコン決裁Cloudで使う電子印鑑が、実物の社印や角印、決裁印と違ってもよい場合は、共通印をシャチハタで作成してもらいましょう。

共通印は2営業日で作成できますが、レイアウトはシャチハタ定形になります。

実物の社印や角印と電子印鑑を同じ印影にしたり、定形で作成できないものは、共通印申請書に捺印してシャチハタに郵送する必要があります。この場合は10日程度かかります。

管理画面メニューから「基本設定」→「全体設定」→「共通印設定」に進むと、印鑑データの作成申込みページ、または共通印申請書のダウンロードに進めます。

共通印設定

シャチハタで共通印を作成

共通印をシャチハタで作成する場合は、共通印お申込みフォームに必要事項を記入して、「役職印」または「角印」から共通印を選択します。

文字の配置やレイアウトはシャチハタおまかせで、朱肉の色も赤色のみです。

共通印作成

まずは会社名、担当者名、メールアドレス、電話番号を記入します。

共通印作成 必要事項記入

次に印鑑の種類を選択して、印鑑に入れる文字を入力します。文字のレイアウトを調整するため「会社名 + 之印」か「会社名 + 印」が入る場合があります。

共通印作成 印鑑の種類を選択

役職印の作成は、役職名を選択または入力して、書体とサイズを選びます。

共通印作成 役職印

角印の作成は、書体とサイズを選びます。どちらの印鑑も本物と同じ書体の古印体、てん書体、隷書体で作成できます。

入力が終わったら「上記の内容に同意して確認する」をクリックします。

共通印作成 角印

入力した内容を確認して「作成を依頼する」をクリックしてください。

共通印作成 作成を依頼する

これで受付完了です。あとは共通印ができるまで待ちましょう。

共通印作成 受付完了

共通印の割り当て

共通印の登録が完了したら、メールで案内が届きます。パソコン決裁Cloudの管理者サイトにログインして、利用者に共通印を割り当てましょう。

管理サイトメニューから「基本設定」→「利用者設定」→「共通印割当」に進み、メールアドレスか名前を入力して利用者を検索すると、下に検索結果が表示されるので、共通印割り当て先の利用者をクリックします。

共通印割り当て

割当印面選択では、印面の名称が決まっていないので「名称未設定の共通印のみを抽出」にチェックを入れて検索します。

共通印が表示されたら「+」マークをクリックして、共通印を割り当てます。

共通印割り当て

これで共通印の割り当ては完了です。中止するときは「ゴミ箱」マークをクリックします。

共通印割り当て

「ご利用可能な印鑑」に共通印が追加されました。あとは必要に応じて、他の利用者にも共通印を割り当ててください。

共通印割り当て

共通印申込書を郵送

共通印を実物の社印や角印と同じにしたい時や、定形で作成できないものは、共通印の申込書に必要事項を記入して、捺印欄に印鑑を捺印するか、印影画像を貼り付けます。

パソコン決裁Cloud 共通印申込書

あとはこの申込書をシャチハタに郵送してください。送付先は申込書に記載されています。

※ 申込書はメール等で送付できません。郵送のみ受付です。

シャチハタに申込書が到着してから、10日程度で共通印が登録されるので、管理画面から共通印を割当してください。

パソコン決裁Cloudのセキュリティ対策

パソコン決裁Cloudにはセキュリティ対策として、捺印した印鑑にはすべて固有のIDが追加されるので、印鑑の不正利用や改ざん・なりすましを防止することができます。

PCに保存した捺印済みのファイルをAcrobat Readerで開いて、IDを確認してみましょう。

印鑑をクリックすると、シャチハタのサイトに接続されるという「セキュリティ警告」が表示されるので、「許可」をクリックします。

パソコン決裁Cloud セキュリティ機能

パソコン決裁Cloudの捺印プロパティから、印鑑のシリアルIDや捺印日時を確認できます。このIDは他のPCやスマホから確認することもできます。

パソコン決裁Cloud シリアルID確認

パソコン決裁Cloudの管理画面でも、利用者がいつどこで捺印したかという操作履歴を確認できるので、両方を照会すれば改ざん・なりすましを防ぐことができます。

パソコン決裁Cloud 利用者操作履歴

パソコン決裁Cloud CorporateとStarterの違い

パソコン決裁cloudはサービスが2種類あり、企業向けの「パソコン決裁Cloud Corporate」と、個人用の「Starter」があります。

Corporateは有料サービスで、料金は1印面につき月額100円となっていますが、最低10単位からの利用となるので、実際は月額1,000円~となります。

また、支払いは年単位なので、1年ごとに最低12,000円の料金がかかります。Starterは無料で使えますが、印鑑の種類や利用できるファイルなどの機能に制限があります。

テレワークを始める際に、認印や角印をすべて電子印鑑に移行するなら、Starterでは機能が不足します。使うならやはり有料のCorporateですね。

パソコン決裁Cloud Corporate Starter
料金 1印面につき月額100円 無料
印鑑の種類 氏名印・日付印
社印や角印などの共通印
氏名印・日付印のみ
利用できるファイル PDF・Word・Excel PDFのみ
送信回数の制限 なし 1日3回まで
ファイルの保存期間 1年 1ヶ月
管理機能 ユーザ管理
印面管理
ログ管理
なし

パソコン決裁cloudでテレワークを推進

パソコン決裁cloudには、在宅勤務やテレワークで必要となる電子印鑑の捺印だけでなく、文書の回覧機能もあるので、承認のスピードが一気に向上します。

また、場所を問わずPCやスマホから捺印ができるので、ハンコを押すためにわざわざオフィスへ出勤する必要がなくなります。

今回のコロナウイルス騒動を機に、在宅勤務やテレワークが広がり、ビジネス文書を電子化する流れはさらに加速するでしょう。

パソコン決裁cloudを使って、テレワークをどんどん推進してください。

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