お客さんとの仕事内容や進捗状況をプロジェクトごとに管理するため、クラウド型のタスク・プロジェクト管理ツール Jooto(ジョートー)を導入してみました。
タスク・プロジェクト管理ツールはいろいろありますが、Jooto はタスクを付箋のように扱えるので、直感的な使い方ができます。
また、複数人でプロジェクトを管理することができるので、Jootoを使いながら仕事の進捗状況や作業内容を確認すれば、お互いの勘違いが減り、意思の疎通もスムーズになります。
無料で使える「スタートアップ」プランは使える機能に制限がありますが、とりあえずのお試しや個人・中小レベルならこのプランで十分です。
タスク・プロジェクト管理ツール Jooto
タスク・プロジェクト管理ツールのJooto(ジョートー)は、複数のプロジェクトやタスクをクラウド上で共有し、仕事の段取りや流れを一元管理するためのオンラインツールです。
複数の仕事やプロジェクトを同時進行させている場合、何をいつまでにやればいいのかを忘れたり、確認不足で作業の進め方が曖昧になる場合があります。そんな時に使うと便利なツールが「Jooto」です。
Jootoはプロジェクトごとにタスクを「todoリスト」「進行中」「完了」の3段階に分けて管理できるので、いつ何をやるべきかが明確になりますし、仕事相手とプロジェクトを共有しながら進捗状況を確認すれば、お互いの思い違いが減って仕事が進めやすくなります。
また、Googleカレンダー等と連携させて納期やスケジュールを管理する機能があったり、AndroidとiOS版のJootoスマホアプリが用意されているので、外部からプロジェクトを確認することもできます。
いわしの場合、自分だけで完結する仕事は付箋にメモ書きしながら管理してますが、複数人がかかわるプロジェクトはJootoで管理するようにしています。
作業ごとにいちいち誰かに指示したり、確認を取ったりするのは面倒ですが、Jootoなら作業内容をみんなで共有できるので、その必要がなくなります。
Jootoの使用イメージは、ホワイトボードに貼った付箋を複数人で見ながら管理するというような感じですね。
Jootoに登録
では、さっそくJootoを使ってみましょう。プランは4種ありますが、まずは無料で使える「スタートアップ」プランに登録します。
Jootoのスタートアッププランは、プロジェクトボードが3個まで、ユーザーはボードごとに3名まで利用できます。最初に機能を試したり、個人レベルで使うならこのプランで十分です。
最下段の「今すぐ無料で試す」をクリックすると、登録画面に進みます。
上からユーザーID、メールアドレス、パスワードを入力して、下の「登録」ボタンをクリックしてください。FacebookかGoogle+のアカウントでも登録可能です。
Jootoに登録できました。上部に「ご登録のメールアドレスに本人確認のメールを送信しました。」と表示されているので、さっそくメールを確認しましょう。
Jootoから届いたメールの確認用URLをクリックすると、「登録が無事完了いたしました。」と表示されます。
ダッシュボードに移行するとJootoの使い方が表示されるので、まずはこの通りにやってみましょう。
Jootoの使い方
まずは新規プロジェクトボードから新しいプロジェクトを作成しましょう。ボード名を入力し、「作成」をクリックしてください。「プロジェクトの説明」は空白でもかまいません。
下のチェックボックスはプロジェクトを一般公開する場合に使いますが、通常は必要ありません。
これがプロジェクトボードです。初期画面では「todoリスト」「進行中」「完了」の3つがリストに表示されます。ここからタスクを作成して、リスト間を移動させながらタスク管理を行います。
タスクの追加は、「+」ボタンか「タスクの追加」をクリックして、開いた入力欄にタイトルを入れて保存または開くをクリックしてください。
タスクをクリックすると、コメントを追加できます。報告や指示があれば、コメントを随時入れていけばよいでしょう。過去のコメントを見れば、このタスクの流れや経緯もわかります。
その他、タスクの優先順位やチェックリストの作成、担当者の設定、〆切日などを決めることができます。添付ファイルも追加できるので、このタスクで必要な画像やファイルがあれば、ここでやりとりしてください。
初期設定のリストは3種類ですが、仕事環境に応じてリストをカスタマイズすることもできます。右端の「新しいリストを作成」からリスト名を入力し、リストの色を決めて保存してください。
Jooto チームメンバーの追加
複数人でプロジェクトを進行させる場合は、参加するメンバーを追加していきます。招待済みのメンバーはユーザ名を入力するだけで追加できます。
新規のメンバー追加は、メールアドレスを入力して招待メールを送り、承認してもらう必要があります。
Jootoからこのような招待メールが届くので、プロジェクトに参加するなら「承諾」をクリックします。
こんな感じでメンバーがプロジェクトに追加されます。
Jooto タスクの管理
作成したタスクは、進捗状況に応じてリスト間を移動させてください。ToDoに入れておいたタスクが始まったら進行中に移動させ、指示や報告で随時コメントを入れつつ、終わったら完了に移すというような感じです。
タスクをつまんで移動させるだけなので難しい操作は不要です。付箋のような感覚でタスク管理ができます。
Jooto スマホアプリで外部からタスクを見る
Jooto にはAndroidとiOS版のスマホアプリが用意されているので、出先でもプロジェクトの状況を確認することができます。こちらはiOS版ですね。
スマホ版だとリストが1つずつしか表示されませんが、横にスライドすれば他のリストも見ることができます。タスクやリストの追加、コメントの書き込み等もPCと同じように行えます。
多人数のプロジェクト管理ならJooto
Jooto の他にもプロジェクト・タスク管理用ツールはたくさんありますが、多機能すぎて逆に使い勝手が悪かったりします。多人数のプロジェクトでタスクを管理する場合も、それぞれのメンバーでスキルが違うし、Jooto のように直感的に使えるツールのほうが向いています。
付箋のように使えて操作も簡単なJootoなら、多人数のプロジェクトを効率よく進めることができるでしょう。
最後に、Jootoの使い方がわからない場合は、以下の「動画で見るJooto操作方法」を参照してください。Jooto の登録方法や操作方法、使用例までの流れを動画で分かりやすく解説しています。
